Viele Verwaltungen stehen vor der Herausforderung, gewachsene Strukturen in eine moderne digitale Umgebung zu überführen. Unterschiedliche Fachverfahren, papierbasierte Abläufe und manuelle Zwischenschritte führen zu Medienbrüchen, erhöhtem Abstimmungsaufwand und langen Bearbeitungszeiten.
Die Folge: ineffiziente Prozesse, steigender Ressourcenbedarf und begrenzte Skalierbarkeit bei gleichzeitig wachsendem Digitalisierungsdruck.
PublicFlow ist eine webbasierte Plattform für die digitale Sachbearbeitung in Kommunen und Behörden. Die Lösung überführt bestehende Prozesse in eine einheitliche, intuitive Oberfläche und ermöglicht eine vollständig medienbruchfreie Bearbeitung von Vorgängen.
Durch standardisierte Workflows und klar strukturierte Prozessschritte werden Abläufe vereinfacht, beschleunigt und nachhaltig optimiert – von der Antragserfassung bis zum digitalen Bescheid.
Standardisierte Workflows reduzieren Bearbeitungszeiten und schaffen klare, nachvollziehbare Abläufe.
Klare Prozessführung und intuitive Bedienung reduzieren Einarbeitungszeiten und Fehlerquellen.
Papierbasierte Prozesse, manuelle Übertragungen und Lagerkosten werden deutlich reduziert.
Alle Vorgänge werden automatisch dokumentiert und sind jederzeit nachvollziehbar und auswertbar.
Die browserbasierte Lösung ermöglicht eine schnelle Implementierung ohne aufwendige Client-Installation.
Schnellere Bearbeitung und digitale Services verbessern die Servicequalität nachhaltig.
PublicFlow bildet die Sachbearbeitung in klar strukturierten, digitalen Prozessschritten ab – von der Antragserfassung bis zum Abschluss. Alle Vorgänge folgen einem einheitlichen, intuitiven Schema und sorgen so für Transparenz, Nachvollziehbarkeit und effiziente Abläufe.
Die einzelnen Prozessschritte können flexibel an die Anforderungen von Verwaltung angepasst werden. So lassen sich bestehende Abläufe digital abbilden und gleichzeitig gezielt optimieren.
Durch die klare Struktur behalten Mitarbeitende jederzeit den Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand, Zuständigkeiten und nächste Schritte.
PublicFlow bietet Funktionen, mit denen Verwaltungen Vorgänge einheitlich, nachvollziehbar und effizient digital bearbeiten können. Die Lösung unterstützt eine strukturierte Bearbeitung, standardisierte Kommunikation und die digitale Weiterverarbeitung von Prozessen.
PublicFlow überführt unterschiedliche Abläufe in eine zentrale, intuitive Oberfläche. Strukturierte Eingabefelder, Notizfelder, Checkboxen und standardisierte Datenansichten sorgen für eine einheitliche und übersichtliche Bearbeitung.
Arbeitsschritte lassen sich strukturiert dokumentieren. Dadurch bleiben Vorgänge transparent, nachvollziehbar und weiterverarbeitbar.
Die Lösung kann eigenständig genutzt oder mit PublicForms kombiniert werden. So lassen sich digitale Antrags- und Bearbeitungsprozesse flexibel gestalten.
Für Anschreiben und E-Mails stehen Textbausteine und Vorlagen bereit. So können wiederkehrende Kommunikationsschritte effizient und konsistent umgesetzt werden.
PublicFlow unterstützt durchgängige digitale Abläufe bis hin zur automatisierten Weiterverarbeitung und zum digitalen Bescheid.
PublicFlow fügt sich flexibel in bestehende IT-Strukturen und Verwaltungsprozesse ein. Die Lösung kann eigenständig eingesetzt oder gezielt mit bestehenden Anwendungen kombiniert werden.
PublicFlow ermöglicht eine schrittweise Digitalisierung von Abläufen, ohne etablierte Systeme vollständig ersetzen zu müssen.
Flexibel einsetzbar
PublicFlow kann sowohl eigenständig genutzt als auch in bestehende Prozesslandschaften integriert werden. So lassen sich digitale Strukturen gezielt aufbauen und weiterentwickeln.
Durchgängige Prozesse mit PublicForms
In Kombination mit PublicForms entstehen durchgängige digitale Antrags- und Bearbeitungsprozesse – von der Antragstellung bis zur finalen Entscheidung.
Ergänzung bestehender Fachverfahren
PublicFlow ergänzt bestehende Fachverfahren und sorgt für eine einheitliche, strukturierte Bearbeitung über verschiedene Systeme hinweg.
Sie möchten mehr zu Online-Formularen in der offentlichen Verwaltung erfahren? Hier geht es zu PublicForms.
PublicFlow setzt bewusst auf einen anderen Ansatz als klassische Workflow-Systeme. Statt komplexer Prozessmodelle mit zahlreichen Einzelschritten nutzt die Plattform sechs klar definierte Arbeitsschritte, die den Großteil kommunaler Verwaltungsverfahren flexibel abbilden – von der Prüfung über Beteiligungen bis hin zur Entscheidung und Archivierung.
Die Arbeitsschritte im Detail sind wie folgt:
PublicFlow unterstützt Verwaltungen dabei, gesetzliche Anforderungen an die Digitalisierung konsequent umzusetzen und gleichzeitig Prozesse effizienter zu gestalten.
Einheitliche Datenbasis
Durch strukturierte und standardisierte Daten bildet PublicFlow die Grundlage für automatisierte Abläufe und eine effiziente Weiterverarbeitung von Vorgängen.
Perspektive: KI-gestützte Erweiterungen
Die strukturierte Datenbasis eröffnet Möglichkeiten für zukünftige KI-gestützte Erweiterungen. Damit können Verwaltungen ihre Prozesse kontinuierlich weiterentwickeln.
Automatisierungspotenziale
Wiederkehrende Prozessschritte können perspektivisch automatisiert werden – beispielsweise durch automatisierte Prüfungen oder Benachrichtigungen. So lassen sich Prozesse weiter beschleunigen und Ressourcen gezielt entlasten.
PublicFlow ermöglicht eine effiziente, strukturierte und durchgängig digitale Sachbearbeitung. Prozesse werden beschleunigt, Kosten reduziert und die Dokumentation nachhaltig verbessert.
Gleichzeitig unterstützt die Lösung Verwaltungen dabei, aktuelle Herausforderungen gezielt zu adressieren: steigender Effizienzdruck, begrenzte personelle Ressourcen und die wachsenden Anforderungen an digitale Verwaltungsleistungen.
Mit PublicFlow schaffen Sie die Grundlage für eine moderne, leistungsfähige und bürgernahe Verwaltung.
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