Warum die Ruhrmetropole ein Digitalisierungs-Vorbild für ganz Deutschland ist
Starke Partnerschaft für die Digitalisierung:
Die Stadt Essen und S-Public Services
Die Stadt Essen gilt als treibende Kraft der Digitalisierung im Ruhrgebiet. Viele Services für Bürger:innen sind bereits digitalisiert und ihre Einwohner:innen profitieren von einer modernen Stadt mit innovativen Angeboten. So bietet sie in ihrem Serviceportal zahlreiche Möglichkeiten, Verwaltungsanliegen in verschiedenen Bereichen online abzuwickeln: von der Beantragung des Personenstandsurkunden und anderer Dokumente über Informationen und Hilfestellungen rund um die Kinderbetreuung bis zur Bereitstellung von Diensten aus Kultur und Freizeit. Darüber hinaus widmet sich die Stadt innovativen Konzepten für die Smart City-Initiative, wie etwa einer intelligenten Bewässerung der Stadtvegetation. Die Liste der Digitalisierungsvorhaben ist lang und der Erfolg mit jedem weiteren abgeschlossenen Projekt noch sichtbarer.
Doch was ist eigentlich das Erfolgsgeheimnis der Digitalisierung bei der Stadt Essen? Kurzgefasst: Innovationskraft kombiniert mit einer starken Partnerschaft zwischen der Stadt, der ortsansässigen Sparkasse und S-Public Services.
Die Partnerschaft der Stadt Essen und der Sparkasse Essen gründet auf einer langjährigen, vertrauensvollen Zusammenarbeit. In dem Bereich Finanzierung kümmert sich die Sparkasse Essen beispielsweise um die städtischen Unternehmen, wie ÖPNV, Stadtwerke oder Abfallgesellschaft. Eine perfekte Basis für ein weit geöffnetes Feld an kommunalen Dienstleistungen. Die Einführung von S-Kompass, der Lösung von S-Public Services für das kommunale Schuldenmanagement, ist nur eines der Tools, das für die Digitalisierung der Stadt Essen implementiert wurde. Nachdem die örtliche Sparkasse gemeinsam mit S-Public Services auch ihre Kompetenz bei der Einführung eines digitalen Cash-Poolings gezeigt hatte, wurde klar, dass das gesamte Thema Payment und Digitalisierung ein weiterer Bereich war, der umgehend umgesetzt werden musste.
Herausforderung: Umsetzung ePayment mit einer einheitlichen User Experience und Expertise kommunaler Strukturen
Bürger:innen kennen und nutzen elektronisches Payment in ihrem Alltag selbstverständlich. Die Erwartungshaltung an Städte und Kommunen ist daher, diesen Standard auch für kommunale Gebühren zu erreichen. Ein digitales Payment für alle Verwaltungsbereiche einzuführen und eine konstante, nutzer:innenfreundliche Erfahrung zu bieten, ist allerdings eine besondere Herausforderung: barrierefrei, einheitlich und komfortabel sollte sie sein. Die Stadt Essen hat damit begonnen, auf Basis von SFirm den Zahlungsverkehr mit einer speziell auf Schulen zugeschnittenen Software zu digitalisieren. Darauf aufbauend wurde das Projekt einer Geldkarte für junge Menschen zur Schulverpflegung umgesetzt.
Eine einheitliche Nutzererfahrung beinhaltet auch, dass diese zu jeder Zeit, an jedem Ort diskriminierungs- und barrierefrei sein sollte. Denn die Anforderungen der öffentlichen Hand sind dahingehend wesentlich sensitiver und komplexer als beispielsweise die eines stationären Geschäfts oder eines Online-Shops. Der Chief Digital Officer der Stadt Essen, Peter Adelskamp, hatte und hat die Aufgabe, sich mit verschiedenen Verantwortlichen auszutauschen und „alle mit ins Boot zu nehmen".
Kombinierte Lösung aus Rechnungsservice, Access by S-Public Services und E-Commerce-Anwendungen
Der Weg zum digitalen Payment startete mit der Abwicklung des Rechnungsservice für die RGE Servicegesellschaft Essen, die Dienstleistungen im Bereich Reinigung, Catering und Schutzdienste anbietet.
Mit der Einführung von Access von S-Public Services konnte ein weiterer Meilenstein gesetzt werden: Bürger:innen können sich nun ganz einfach ein Ticket online buchen und es auch direkt online bezahlen, um dann in einem der Schwimmbäder oder auch im Grugapark ihre Freizeit zu genießen. Mit Access mindert die Stadt Essen gleichzeitig auch die Herausforderung der großen Personalnot, die derzeit im öffentlichen Dienst herrscht. Denn durch Access müssen nicht alle Kassen besetzt werden, da der Bestell- und Kaufvorgang bereits vor dem Besuch erledigt wird. Mancherorts kommt es durch den Personalnotstand sogar zu verkürzten Öffnungszeiten oder gar Schließungen – dem kann so aktiv entgegengewirkt werden.
Für die durchgängige und medienbruchfreie Digitalisierung von Fachverfahren spielt die Abwicklung des Payments eine große Rolle, denn für viele Verwaltungsdienstleistungen werden Gebühren erhoben. Erfolgreich digitalisiert haben die Stadt Essen und S-Public Services bereits die Fachverfahren zum Melderegister und Personenstandswesen, Bauantragsverfahren, zu Ordnungswidrigkeiten und elektronischen Aufenthaltstiteln sowie zum „Ferienspatz“, bei dem Familien nun günstige Eintrittstickets für Ferienangebote online erwerben können.
Gemeinsam auf dem Weg zur Verwaltung von morgen
Durch das Ziel der Stadt Essen, die Digitalisierung zur Vereinfachung der Verwaltungsprozesse für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen zu nutzen, kommen viele Abläufe auf den Prüfstand. Neben dem Ausbau digitaler Angebote wird die Technik auch genutzt, um weiterhin den persönlichen Kontakt von Mensch zu Mensch in hoher Qualität anzubieten. „Digital und vor Ort“ ist ein zweigleisiges Konzept, für das eine zukunftsorientierte Grundlage geschaffen wird. Gemeinsam mit S-Public Services und der Sparkasse Essen als Partner stehen damit nun die nächsten Meilensteine für die Verwaltung von morgen an.
